Dalam pelaksanaan pelayanan pasien di fasilitas kesehatan khususnya Klinik, aktivitas penyimpanan berkas-berkas pasien atau sering kita sebut rekam medis menjadi aktivitas yang penting sekali diperhatikan. Dari beberapa macam sistem pelayanan rekam medis, sistem filing (penyimpanan) merupakan salah satu penunjang penting mutu pelayan kesehatan yang diberikan kepada pasien. Kesalahan dan kekeliruan penyimpanan berkas tersebut menyebabkan kendala yang menghambat aktivitas pelayanan pasien. Oleh karena itu dibutuhkan Tracer Rekam Medis sebagai langkah untuk menanggulangi permasalahan sistem penyimpanan.
Apa itu Tracer Rekam Medis
Tracer rekam medis adalah alat yang digunakan untuk melacak dokumen rekam medis yang sedang dipinjam. Tracer biasanya digunakan untuk menggantikan dokumen rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan. Masalah yang sering terjadi pada sistem penyimpanan rekam medis adalah misfile, keterlambatan pengembalian, dan rancangan tracer yang tidak sesuai standar.
Fungsi dan Manfaat Tracer Rekam Medis
Tracer rekam medis digunakan sebagai alat pelacak ketika ada aktivitas berkas keluar dari rak penyimpanan. Sehingga ketika dibutuhkan kembali, berkas rekam medis akan mudah ditemukan. Penggunaan tracer dipastikan dapat meningkatkan kerja instalasi rekam medis sekaligus pengawasan rekam medis. Pada prosesnya, berkas rekam medis yang akan dikeluarkan untuk tujuan apapun, harus diganti dengan tracer yang dapat menunjukkan keberadaan rekam medis yang keluar tersebut.
Tracer tetap berada di penyimpanan sampai rekam medis yang dipinjam dikembalikan dan disimpan kembali. Petunjuk keluar ini umumnya dilengkapi dengan kantong untuk menyimpan slip permintaan. Tracer biasanya memiliki warna yang mencolok petunjuk untuk membantu petugas dalam menandai lokasi yang benar untuk penyimpanan kembali rekam medis. Tracer dengan kantong plastik dapat digunakan untuk menjaga slip penyimpanan agar tidak hilang atau mengetahui keterlambatan laporan sampai rekam medis dikembalikan ke penyimpanan.
Tracer Rekam Medis Elektronik
Penggunaan tracer rekam medis dengan cara manual cenderung mempunyai kelemahan. Selain berkas yang disimpan bisa saja tercecer dan hilang, ukurannya juga harus sama atau lebih tinggi dan besar dari rekam medis itu sendiri agar dapat membedakannya dari deretan dokumen rekam medis.
Dengan kondisi tersebut, petugas medis perlu hati-hati dalam implementasinya. Didukung dengan perkembangan teknologi, banyak fasilitas kesehatan yang telah beralih dari penggunaan tracer rekam medis konvensional menjadi rekam medis elektronik. Dengan adanya tracking rekam medis elektronik, aplikasi atau SIM Klinik akan mencatat informasi tentang rekam medis yang keluar, seperti tanggal keluar, tujuan keluar, dan pengguna yang meminjam secara digita;. Informasi ini kemudian dapat digunakan untuk melacak keberadaan rekam medis secara otomatis dan memastikan bahwa rekam medis tersebut dikembalikan tepat waktu.
SIM Klinik menjadi pilihan tepat untuk menjadikan bisnis klinik menjadi lebih efisien dari segi biaya, waktu, maupun tenaga. eClinic hadir sebagai Sistem Informasi Manajemen Klinik (SIM Klinik) yang dapat memudahkan operasionalisasi klinik dan memaksimalkan pelayanan kesehatan di klinik. Mendukung digitalisasi, mendukung koneksi dengan aplikasi pasien, penggunaan rekam medis elektronik, dan terintegrasi dengan BPJS Kesehatan dan SATUSEHAT.
Klik di sini untuk mencoba eClinic secara GRATIS.
