Apakah Anda pernah mendengar istilah SOP atau kepanjangan dari Standar Operasional Prosedur? SOP merupakan urutan langkah-langkah sebuah pekerjaan, yang mencakup dimana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, tujuan dilakukan, dan siapa yang melakukannya.
SOP dalam sebuah organisasi atau lembaga sangatlah penting keberadaannya, terutama dalam lembaga kesehatan. Kali ini kami eClinic akan memberikan informasi menarik mengenai panduan SOP pendistribusian rekam medis pada lembaga kesehatan.
Apa itu Rekam Medis?
Sebelum mengetahui isi dari SOP pendistribusian rekam medis, mari bersama-sama mengetahui terlebih dulu apa itu definisi rekam medis. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) No. 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis, Rekam medis adalah berkas yang berisi dokumen dan catatan mengenai identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan serta pelayanan kesehatan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Sedangkan distribusi rekam medis adalah proses pengiriman berkas rekam medis pasien dari ruang penyimpanan, dilakukan oleh tenaga kesehatan atau menggunakan komputerisasi untuk sampai ke poliklinik-poliklinik tujuan pasien.
Pentingnya SOP dalam Pendistribusian Rekam Medis
Dalam konteks pendistribusian rekam medis, SOP memiliki peran yang krusial. SOP diperlukan supaya proses distribusi rekam medis dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa diperlukan SOP dalam distribusi rekam medis:
- Efisiensi Operasional Fasilitas Pelayanan Kesehatan
Dengan adanya SOP, proses distribusi rekam medis menjadi lebih terstruktur dan efisien. SOP distribusi rekam medis membantu tenaga medis yang bertugas lebih cepat dalam mengakses dan mendistribusikan informasi penting dan mengurangi kemungkinan terjadinya kebingungan atau duplikasi kerja. - Kepatuhan terhadap Regulasi
SOP membantu memastikan bahwa proses distribusi rekam medis mematuhi hukum dan regulasi yang berlaku. Sebagai contoh perlindungan data pribadi dan privasi pasien. - Mengurangi Risiko Kesalahan
SOP yang disusun dengan benar dan baik akan membantu mengurangi human error. Pada SOP disertakan langkah-langkah yang harus diikuti sehingga akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pendistribusian rekam medis.
Isi SOP Pendistribusian Rekam Medis
Berikut adalah beberapa poin yang harus ada di dalam SOP distribusi rekam medis dalam fasilitas pelayanan kesehatan:
- Pengertian distribusi rekam medis
- Tujuan distribusi rekam medis
- Kebijakan
- Referensi
- Prosedur/Langkah-Langkah (Dapat ditambahkan alat & bahan, petugas yang melaksanakan)
- Bagan Alir/Flow Chart
- Hal-hal yang harus diperhatikan
- Unit terkait
- Dokumen terkait
- Rekaman historis perubahan
- Langkah kegiatan
Contoh SOP Distribusi Rekam Medis
Supaya lebih memudahkan Anda memahami, berikut adalah contoh langkah-langkah SOP distribusi rekam medis:
- Petugas rekam medis menanyakan nomor rekam medis pasien berobat kepada petugas pendaftaran pasien.
- Petugas rekam medis mengambil rekam medis pasien yang berobat di rak rekam medis sesuai dengan nomor rekam medis pasien.
- Petugas rekam medis menanyakan poliklinik tujuan pasien kepada petugas pendaftaran pasien.
- Petuga rekam medis mendistribusikan rekam medis pasien yang berobat sesuai dengan tujuan polikliniknya.
- Pasien menunggu panggilan berdasarkan poli tujuan mereka.
Untuk lebih memudahkan proses distribusi rekam medis, sebagai pengelola fasilitas kesehatan Anda bisa menggunakan SOP pendistribusian rekam medis elektronik. Jika dibandingkan dengan rekam medis konvensional, akan memiliki lebih banyak keuntungan karena lebih efisien dan akurat.
Karena sifat dari rekam medis pasien yang krusial dan privasi, maka Anda harus memastikan bahwa Anda menggunakan sistem yang memiliki jaminan keamanan data. eClinic merupakan SIM Klinik yang terdaftar dalam sistem PSE Kominfo, sehingga tidak perlu lagi diragukan keamanan datanya. Coba gratis di sini untuk mencoba berbagai fitur canggih yang akan meningkatkan produktivitas klinik Anda!
