Sistem penomoran rekam medis adalah cara pemberian nomor pada setiap pasien yang berobat di fasilitas pelayanan kesehatan. Nomor rekam medis berfungsi sebagai identitas pasien dan memudahkan proses penyimpanan, pencarian, dan pendistribusian berkas rekam medis. Terdapat Tiga jenis sistem penomoran yang saat ini umum digunakan di fasilitas pelayanan kesehatan yakni serial numbering, unit numbering, dan serial unit numbering. Berikut penjelasan untuk masing-masing sistem:
Serial Numbering
Serial numbering merupakan salah salah satu sistem penomoran yang memberikan pelayanan dimana pasien akan menerima nomor rekam medis baru setiap kali pasien datang ke Fasyankes. Misalnya, jika seorang pasien berkunjung ke fasyankes sebanyak lima kali, maka pasien akan menerima nomor rekam medis yang berbeda.
Kemudahan yang didapat dari serial numbering adalah pasien dapat langsung menerima berkas rekam medisnya tanpa harus menunggu petugas rekam medis mencari dokumen sebelumnya. Walaupun begitu, riwayat yang dituliskan pada dokumen sebelumnya tidak dapat dibaca kembali ketika pasien melakukan kunjungan selanjutnya (tidak ada kesinambungan informasi medis). Sistem penomoran dengan sistem ini membutuhkan tempat penyimpanan yang besar, sehingga petugas rekam medis cenderung mengalami kesulitan dalam menyimpan maupun mencari dokumen lama atau riwayat pemeriksaan ketika diperlukan.
Kelebihan Serial Numbering
- Mudah diterapkan dan dikelola.
- Pasien dapat langsung memperoleh berkas rekam medisnya saat datang berobat.
- Pasien tidak perlu membawa kartu identitas berobat (KIB) setiap kali datang.
Kekurangan Serial Numbering
- Dapat menyebabkan duplikasi nomor rekam medis.
- Data rekam medis pasien tidak lengkap karena hanya mencakup kunjungan terakhir.
- Sulit untuk mendeteksi perubahan data pasien.
Unit Numbering
Dengan sistem ini, masing-masing pasien hanya akan mendapatkan satu nomor rekam medis yang berlaku untuk seumur hidup. Nomor ini akan digunakan untuk semua kunjungan pasien, baik rawat jalan, rawat inap, maupun gawat darurat. Sistem unit numbering memungkinan pasien untuk menerima satu nomor rekam medis saja, dan akan terus digunakan pada kunjungan selanjutnya.
Unit numbering akan memudahkan petugas medis karena catatan medis pasien menjadi berkesinambungan. Hal tersebut juga berarti petugas rekam medis perlu mencari dokumen rekam medis setiap pasien dilayani.
Kelebihan Unit Numbering
- Mengamankan keutuhan data rekam medis karena mencakup semua kunjungan pasien
- Mudah untuk mendeteksi perubahan data pasien
- Mendukung kontinuitas pelayanan kesehatan karena petugas dapat mengakses seluruh data rekam medis pasien
Kekurangan Unit Numbering
- Sulit untuk menemukan berkas rekam medis pasien terutama jika pasien jarang berobat
- Pasien harus membawa KIB setiap kali datang berobat
Unit Serial Numbering
Sistem penomoran rekam medis ini menggabungkan sistem serial dan unit numbering. Dengan sistem penomoran ini, setiap pasien yang datang dan mendaftar akan diberikan nomor seri baru. Namun, catatan medis sebelumnya akan terus mengikuti dengan cara diarsipkan di bawah nomor terbaru yang dikeluarkan. Unit serial numbering mampu membantu aktivitas penomoran di awal menjadi lebih cepat. Walaupun begitu, unit serial numbering juga memiliki kelemahan pada prosesnya. Petugas medis harus mencari catatan medis lama terlebih dahulu sebelum akhirnya diberikan kepada dokter. Jika fasyankes tidak memiliki sistem yang dapat mempercepat proses pencarian catatan medis lama, hal tersebut berpotensi merepotkan petugas medis dan mengganggu pelayanan pasien.
Kelebihan Unit Serial Numbering
- Memudahkan pencarian berkas rekam medis pasien pada kunjungan pertama
- Mengamankan keutuhan data rekam medis karena mencakup semua kunjungan pasien
- Mendukung kontinuitas pelayanan kesehatan karena petugas dapat mengakses seluruh data rekam medis pasien
Kekurangan Unit Serial Numbering
- Masih terdapat potensi duplikasi nomor rekam medis pada kunjungan pertama
- Masih diperlukan sistem tambahan untuk membedakan nomor rekam medis pasien berdasarkan kunjungannya
Kesimpulan
Masing-masing sistem penomoran rekam medis memiliki kelebihan dan kekurangan. Secara umum, sistem unit numbering lebih cocok digunakan untuk fasilitas pelayanan kesehatan yang memiliki banyak pasien rawat inap dan pasien kronis yang sering berobat. Sistem serial numbering cocok digunakan fasilitas pelayanan kesehatan dengan jumlah pasien yang lebih sedikit dan pasien yang jarang berobat. Sistem serial unit numbering merupakan alternatif yang dapat digunakan oleh kedua jenis fasilitas pelayanan kesehatan tersebut. Fasyankes dapat menggunakan sistem penomoran rekam medis yang dianggap cocok untuk aktivitas pelayanan fasyankes. Selain itu, penggunaan rekam medis elektronik sebagai langkah digitalisasi dapat meningkatkan efisiensi penomoran rekam medis pasien. Dengan kehadiran penomoran rekam medis elektronik, petugas rekam medis tidak perlu mencari dokumen rekam medis secara manual. Rekam medis elektronik dapat diakses dalam hitungan detik ketika pasien melakukan pendaftaran.
eClinic: Solusi Penomoran Rekam Medis Digital
Berdasarkan Permenkes No. 24 tahun 2022, setiap fasilitas pelayanan kesehatan—termasuk klinik—wajib menyelenggarakan rekam medis elektronik. Pencatatan rekam medis elektronik ini selanjutnya akan terdaftar dalam platform SATUSEHAT sehingga memungkinkan rekam medis untuk diakses dari satu fasilitas kesehatan ke fasilitas kesehatan lainnya. eClinic menyediakan sistem rekam medis elektronik yang disimpan secara digital menggunakan sistem berbasis cloud. Sistem penyimpanan menggunakan cloud ini dapat mempermudah petugas medis dalam melaksanakan aktivitas penomoran rekam medis pasien.
