Pemilik klinik dan semua staf medis sejatinya memahami bahwa penggunaan rekam medis di klinik harus memperhatikan status keaktifan dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis yang dapat digunakan untuk mencatat tindakan dan pelayanan kesehatan pasien haruslah rekam medis yang berstatus aktif. Sementara itu, rekam medis yang sudah tidak aktif harus dilakukan proses retensi rekam medis agar dapat mengurangi data arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan tetap menjaga kualitas pelayanan klinik.
Lalu, apakah yang dimaksud retensi pada rekam medis? Kemudian, bagaimana kaitannya dengan rekam medis aktif atau inaktif? Simak informasi berikut ini untuk mengetahui jawabannya.
Rekam Medis Aktif dan Rekam Medis Inaktif
Sebelum lebih jauh membahas retensi rekam medis, Anda harus tahu dulu apa itu rekam medis aktif dan rekam medis inaktif dan bagaimana perbedaan dari keduanya.
Rekam Medis Aktif
Rekam medis aktif adalah rekam medis yang masih aktif digunakan oleh pasien untuk keperluan berobat. Rekam medis ini berisi catatan tentang kondisi kesehatan pasien, hasil pemeriksaan, dan pengobatan yang telah dijalani.
Rekam Medis Inaktif
Sementara itu, rekam medis inaktif adalah rekam medis yang tidak lagi digunakan oleh pasien dalam kurang waktu 5 tahun karena pasien tidak pernah berkunjung kembali ke klinik untuk melakukan pemeriksaan dan melakukan tindakan medis.
Retensi Rekam Medis
Setelah mengetahui bahwa terdapat rekam medis yang sudah inaktif di klinik Anda, Anda dapat melakukan retensi rekam medis yakni tindakan memindahkan status dokumen rekam medis aktif menjadi rekam medis inaktif karena telah berakhir fungsi dan nilai gunanya.
Bagi rekam medis konvensional, tindakan retensi dilakukan dengan tujuan untuk mengurangi jumlah dokumen arsip yang semakin bertambah dan sudah tidak terpakai lagi sehingga rekam medis tidak memenuhi ruang yang tersedia di klinik serta menyelamatkan arsip yang masih bernilai guna di klinik.
Retensi rekam medis juga dapat dikatakan sebagai tindakan penghancuran dokumen rekam medis yang sudah tidak memiliki nilai guna. Penghancuran dilakukan dengan cara membakar habis, mencacah atau melakukan daur ulang sehingga bentuk dan isinya tidak lagi dapat diidentifikasi. Tindakan retensi rekam medis ini dilakukan secara berkala oleh petugas filing di klinik.
Retensi Rekam Medis Elektronik
Retensi rekam medis konvensional berbeda dengan rekam medis elektronik. Jangka waktu nilai guna rekam medis 5 tahun yang telah disebutkan sebelumnya adalah jangka waktu untuk rekam medis konvensional yang ditulis manual di lembaran kertas. Bagi rekam medis elektronik, jangka waktu rekam medis aktif jauh lebih lama yakni 25 tahun.
Sebagaimana tertulis dalam Permenkes 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis, penyimpanan data rekam medis elektronik di fasyankes dilakukan paling singkat 25 tahun sejak tanggal kunjungan terakhir pasien. Setelah lebih dari 25 tahun, data dapat dimusnahkan kecuali data tersebut masih akan dipergunakan untuk keperluan lain seperti penelitian ataupun proses penegakan hukum. Hal ini juga ditegaskan dalam UU Perlindungan Data Pribadi bahwa data pribadi—di dalamnya termasuk data rekam medis—dapat dimusnahkan atau dihapus setelah masa retensi berakhir.
Perbandingan Retensi Rekam Medis konvensional dan Rekam medis elektronik
Rekam medis elektronik memiliki masa aktif yang lebih lama yakni 25 tahun atau lima kali lipat lebih lama dibandingkan rekam medis konvensional. Lamanya waktu penyimpanan rekam medis ini membuat staf medis menjadi lebih tenang tanpa khawatir rekam medis pasien sudah tidak aktif dan harus dipisahkan atau dihancurkan secara berkala.
Selain itu, dalam rekam medis elektronik, proses retensi menjadi lebih efisien dan praktis karena data hanya perlu dihapus dari server cloud, berbeda dengan rekam medis konvensional yang memerlukan penghancuran dokumen fisik yang memakan waktu dan sumber daya.
Terakhir, meskipun rekam medis elektronik memiliki umur penyimpanan data 25 tahun, hal ini tidak akan menambah tumpukan kertas yang terus menjejal ruang kosong di klinik Anda karena penyimpanan data dilakukan secara digital.
Gunakan Rekam Medis Elektronik eClinic
Setelah melihat perbandingan rekam medis elektronik dan rekam medis konvensional, pilihan penggunaan rekam medis elektronik untuk klinik Anda menjadi opsi yang tepat. Anda dapat memilih eClinic sebagai software penyedia rekam medis yang telah berpengalaman dalam mengembangkan dan memberikan layanan terbaik RME dan sistem informasi manajemen (SIM) klinik dengan harga yang terjangkau.
Berdasarkan Permenkes No. 24 tahun 2022, setiap fasilitas pelayanan kesehatan—termasuk klinik—wajib mendukung dan menyelenggarakan rekam medis elektronik. Pencatatan rekam medis elektronik ini selanjutnya akan terdaftar dalam platform SATUSEHAT sehingga memungkinkan rekam medis untuk diakses dari satu fasilitas kesehatan ke fasilitas kesehatan lainnya. Setiap fasilitas kesehatan, wajib menerapkan rekam medis elektronik paling lambat 31 Desember 2023. Menanggapi hal tersebut, Klinik dapat segera menyediakan rekam medis elektronik melalui eClinic, aplikasi manajemen Klinik yang sudah memenuhi standar dan terintegrasi dengan SATUSEHAT.
