SOP atau Standar Operasional Prosedur merupakan sebuah pedoman atau acuan untuk melaksanakan sebuah pekerjaan sesuai dengan fungsi pada suatu instansi. Dalam dunia medis, SOP merupakan hal yang krusial, karena membantu memudahkan tenaga medis dalam melakukan prosedur-prosedur yang berkaitan dengan tindakan medis hingga administratif.
eClinic akan mengajak Anda untuk memahami SOP terkait rekam medis, secara lebih spesifik pada peminjaman dokumen rekam medis. Berikut adalah contoh SOP peminjaman rekam medis.
Definisi Rekam Medis?
Sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan No 24 Tahun 2022, definisi rekam medis adalah dokumen yang berisi identitas pasien, pemeriksaan pasien, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lainnya yang sebelumnya telah diberikan kepada pasien.
Dalam fasilitas pelayanan kesehatan, rekam medis milik pasien bisa dipinjam oleh pihak yang berkepentingan seperti dokter, perawat, atau petugas lainnya. Biasanya rekam medis pasien dipinjam sebagai bahan untuk riset kesehatan, pengurusan klaim asuransi, atau keperluan lainnya yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Contoh Kebijakan SOP Peminjaman Rekam Medis
Salah satu poin yang umumnya ada di dalam SOP adalah kebijakan. Kebijakan ini mengatur tata cara peminjaman rekam medis secara garis besar dan mendasar bagi SOP tersebut.
Berikut adalah contoh kebijakan SOP untuk peminjaman rekam medis:
- Rekam medis tidak boleh dibawa keluar klinik untuk pasien yang akan berobat ke fakes lain, hanya akan dibuatkan ringkasan (resume) akhir pelayanan oleh dokter yang merawat pasien.
- Untuk kepentingan penelitian hanya dilakukan di ruang rekam medis yang telah disediakan.
- Untuk kepentingan penelitian, peminjam dapat mengajukan surat permohonan peminjaman/bon peminjaman rekam medis.
- Untuk memudahkan proses monitor dokumen yang dipinjam, perlu dibuatkan buku ekspedisi dan perlu ditandatangani oleh peminjam.
- Setiap peminjam rekam medis harus diketahui oleh Kepala Instalasi Rekam Medis, kecuali jika berhubungan dengan badan hukum dan rekam medis harus sepengetahuan dan se-izin direktur klinik.
- Bagi pasien yang memerlukan data rekam medis, dapat diberikan resume perawatan pasien, hasil pemeriksaan, serta riwayat pelayanan yang telah diberikan.
Isi SOP Peminjaman Rekam Medis
Sebelum membuat SOP peminjaman dokumen rekam medis, ada beberapa poin yang harus diperhatikan. Berikut adalah isi SOP untuk peminjaman rekam medis:
- Nomor dokumen
- Nomor revisi
- Tanggal berlaku
- Keterangan “Ditetapkan oleh”
- Pengertian SOP peminjaman rekam medis
- Tujuan
- Kebijakan
- Prosedur atau langkah-langkah peminjaman rekam medis
- Unit terkait
Sebagai catatan, format di atas merupakan format dasar dan dapat ditambahkan sesuai dengan ketentuan fasilitas pelayanan kesehatan dan standar profesi yang bersangkutan.
Contoh Prosedur SOP Peminjaman Rekam Medis
Berikut adalah contoh prosedur atau langkah-langkah SOP peminjaman rekam medis:
- Petugas peminjaman datang ke bagian rekam medis untuk mengambil dokumen rekam medis pasien yang akan dipinjam.
- Petugas peminjaman harus menjelaskan keperluan mereka dalam meminjam dokumen rekam medis.
- Petugas rekam medis menyerahkan bon peminjaman yang harus diisi oleh petugas peminjam, data yang harus diisi adalah sebagai berikut:
- Nomor rekam medis/nomor badge
- Nama pasien
- Tanggal peminjaman rekam medis
- Tanggal dikembalikan
- Nama peminjam
- instalasi/unit peminjam
- Keperluan meminjam
- Tanda tangan peminjam
- Tanda tangan petugas rekam medis.
- Petugas rekam medis mencatat dokumen yang dipinjam ke buku peminjaman dokumen rekam medis.
- Petugas peminjam mengembalikan dokumen rekam medis sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Untuk mempermudah memonitor SOP peminjaman rekam medis, Anda dapat menggunakan sistem eClinic. Dengan sistem cloud, yang menyediakan penyimpanan sistem rekam medis elektronik. Ini akan memudahkan aksesibilitas rekam medis pasien, dan integrasi data. Dengan berbagai fitur canggih yang akan meningkatkan produktivitas klinik Anda, coba gratis sekarang di sini.
