Sistem penyimpanan rekam medis adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, dan mengakses data rekam medis pasien. Sistem ini dapat berupa sistem manual atau sistem elektronik. Sistem penyimpanan rekam medis manual biasanya menggunakan dokumen kertas, sedangkan sistem rekam medis elektronik menggunakan komputer dan perangkat lunak khusus. Dalam proses administrasi klinik, sangat penting bagi pemilik klinik untuk memastikan rekam medis selalu aman, utuh, dan dapat diakses dengan mudah.
Pengertian Rekam Medis
Menurut Permenkes No 24 tahun 2022, rekam medis adalah dokumen yang berisi data identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Tujuan Penyimpanan Rekam Medis
Dokumen rekam medis harus disusun secara lengkap dan akurat. Penyimpanan rekam medis bertujuan untuk memudahkan pencarian dokumen oleh tenaga kesehatan untuk kebutuhan analisis, perawatan, maupun pelayanan yang diberikan kepada pasien. Penyimpanan rekam medis juga dilakukan untuk menjaga keamanan data pasien dan tetap menjaga kerahasiaannya karena rekam medis berisikan data pribadi dan riwayat kesehatan pasien yang hanya dapat diakses oleh pasien yang bersangkutan dan tenaga kesehatan yang berwenang.
Sistem penyimpanan rekam medis konvensional dan rekam medis elektronik jelas memiliki perbedaan karena dua jenis rekam medis tersebut disusun dalam media yang berbeda. Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai rekam medis konvensional dan rekam medis elektronik.
Penyimpanan Rekam Medis Konvensional
Rekam medis konvensional adalah rekam medis yang ditulis pada lembaran kertas secara manual. Penulisan secara manual di kertas ini membutuhkan sistem pengarsipan dokumen secara intensif dan terkelola dengan baik atau yang disebut dengan filing system. Pada penyimpanan rekam medis melalui filing system ini dapat dibedakan berdasarkan lokasinya, yakni meliputi:
Sentralisasi
Sentralisasi adalah penyimpanan berkas rekam medis pasien dengan cara menyatukan berkas rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat ke dalam satu folder tempat penyimpanan.
Desentralisasi
Desentralisasi adalah penyimpanan berkas rekam medis pasien dengan cara memisahkan berkas rekam medis rawat jalan, dan rawat inap pada folder tempat penyimpanan yang terpisah.
Selain berdasarkan lokasinya, sistem penyimpanan pada rekam medis konvensional juga dapat dibedakan dari susunan penyimpanannya yakni secara alfabetik, numerik, kronologis, subjek (kasus) dan wilayah. Berikut adalah rinciannya.
1. Sistem penyimpanan alfabetik
Sistem penyimpanan rekam medis alfabetik menggunakan huruf depan nama pasien sebagai kunci pencarian.
2. Sistem penyimpanan numerik
Penyimpanan secara numerik dapat dibedakan berdasarkan nomor rekam medis, yang meliputi 3 cara sebagai berikut:
Sistem Nomor Langsung (straight numerical filing system)
Merupakan penyimpanan rekam medis menggunakan nomor rekam medis yang berurut.
Sistem Nomor Akhir (terminal digit filing system)
Merupakan penyimpanan yang menggunakan nomor dengan enam angka, yang dikelompokkan menjadi tiga kelompok masing-masing terdiri dari dua angka.
Sistem Nomor Tengah (middle digit filing system)
Merupakan sistem penyimpanan dengan cara mengurutkan pasangan angka-angka sama halnya dengan sistem angka akhir, namun angka pertama, angka kedua, angka ketiga berbeda letaknya dengan sistem angka akhir.
Sistem penyimpanan kronologis
Penyimpanan secara kronologis merupakan jenis penyimpanan berkas rekam medis yang disusun berdasarkan urutan peristiwa atau kejadian pasien datang ke faskes.
Sistem penyimpanan subjek (kasus)
Penyimpanan secara subjek/kasus adalah jenis penyimpanan rekam medis berdasarkan kasus penyakit yang diderita oleh masing-masing pasien.
Sistem penyimpanan wilayah
Penyimpanan rekam medis berdasarkan wilayah merupakan jenis penyimpanan rekam medis berdasarkan wilayah tempat tinggal pasien.
Penyimpanan Rekam Medis Elektronik
Berbeda dengan sistem penyimpanan rekam medis elektronik yang menggunakan sistem pengarsipan dokumen, penyimpanan rekam medis elektronik dilakukan secara digital. Penyimpanan secara digital tidak membutuhkan ruang fisik yang besar sebagai media penyimpanan data rekam medis pasien.
Media penyimpanan berbasis digital dapat dapat dilakukan melalui server, sistem komputasi awan (cloud computing), dan media penyimpanan berbasis digital lain berdasarkan perkembangan teknologi dan informasi yang tersertifikasi. Selain pada media penyimpanan yang telah disebutkan sebelumnya, faskes juga diwajibkan memiliki cadangan data rekam medis (backup system). Adapun ketentuan cadangan data tersebut meliputi:
- diletakkan pada tempat yang berbeda dari lokasi Fasilitas Pelayanan Kesehatan
- dilakukan secara periodik
- dituangkan dalam standar prosedur operasional masing-masing faskes.
Sebagaimana diamanatkan dalam Permenkes No 24 tahun 2022, penyimpanan rekam medis elektronik harus mampu menjamin keamanan, keutuhan, kerahasiaan, dan ketersediaan data rekam medis elektronik. Selain itu, dalam hal waktu penyimpanan, data rekam medis dapat disimpan selama masa waktu paling singkat 25 tahun sejak tanggal kunjungan terakhir pasien. Hal ini menunjukkan bahwa tidak perlu ada penambahan dokumen rekam medis baru setiap 5 tahun seperti halnya pada rekam medis konvensional.
Keunggulan Sistem Penyimpanan Rekam Medis Elektronik
Setelah melihat perbandingan sistem penyimpanan rekam medis konvensional dan rekam medis elektronik, rekam medis elektronik memiliki sejumlah keunggulan dibandingkan dengan rekam medis konvensional. Keunggulan ini mencakup kemudahan dalam penyimpanan, pengelolaan, dan aksesibilitas data rekam medis elektronik. Rekam medis konvensional membutuhkan ruang khusus, ketelitian petugas, dan keintensifan perawatan dan penjagaan data rekam medis.
Dari sisi aksesibilitas, data rekam medis elektronik akan lebih mudah dicari dan ditemukan hanya dengan satu kali klik kata kunci pada kolom pencarian di aplikasi. Sementara pada rekam medis konvensional, dokter atau tenaga kesehatan harus mencari satu per satu data rekam medis yang bertumpuk dalam rak arsip.
Selain itu, penyimpanan rekam medis konvensional memiliki risiko kerusakan yang lebih besarkarena rekam medis dapat saja hilang, tercecer, ataupun rusak karena terjadi bencana seperti banjir ataupun kebakaran. Sementara dengan rekam medis elektronik, Anda tidak perlu khawatir terjadi resiko kerusakan atau kehilangan data rekam medis. Oleh karenanya, penggunaan rekam medis akan menjadi jauh lebih aman dan efektif dalam hal sistem penyimpanan.
eClinic sebagai Penyimpanan Rekam Medis
eClinic menyediakan sistem rekam medis elektronik yang disimpan secara digital menggunakan sistem cloud. Sistem penyimpanan menggunakan cloud ini dapat mempermudah aksesibilitas data pasien, integrasi data, dan bagi pakai data antar faskes.
Dengan menggunakan layanan cloud rekam medis eClinic, Anda dapat menekan biaya infrastruktur dan perawatannya tanpa khawatir data akan hilang dan rusak. Anda juga tidak perlu menyiapkan ruangan, rak, serta ATK seperti kertas dan pulpen untuk mencatat rekam medis pasien.
eClinic telah berpengalaman dalam menyediakan sistem rekam medis elektronik dan sistem informasi manajemen (SIM) klinik yang memiliki standar keamanan tinggi.
